Les entretiens sont stressants tant pour la personne interrogée que pour celle qui pose les questions. Les questions sont souvent répétitives : parlez-moi de vous, quels sont vos points forts et vos points faibles, pourquoi êtes-vous un bon candidat pour ce poste, etc.
Lorsque vous cherchez à embaucher un nouvel assistant administratif, vous pouvez poser différents types de questions pour vous assurer que la personne correspond bien à l’entreprise et au poste, car ce rôle exige un type de personne particulier pour gérer la myriade de responsabilités du poste.
Voici selon les expert en placement des hôtes et des hôtesses en entrepris a Lyon, 10 bonnes questions à poser lors d’un entretien pour un poste d’assistant administratif.
Quels outils d’organisation utilisez-vous et pourquoi ?
Cette question est utile à plusieurs égards : Vous saurez s’il est familier avec le logiciel déjà en place dans votre entreprise ; s’il utilise quelque chose de différent, cela peut valoir la peine de le vérifier, quelle que soit la personne qui sera votre prochain assistant, et cela montre sa capacité à intégrer et à utiliser la technologie pour mieux faire son travail.
Comment jonglez-vous avec les tâches hautement prioritaires ?
Le poste d’assistant administratif est un rôle incroyablement important qui amène régulièrement une personne à aller dans plusieurs directions à la fois. Il y aura des moments où des tâches prioritaires concurrentes devront être traitées immédiatement et il est important de savoir comment chaque candidat aborde cette situation.
Comment gérez-vous une situation si vous vous sentez bloqué ?
Ces deux questions, si elles sont posées l’une après l’autre, permettront de déterminer si la personne est une personne qui résout les problèmes et est prête à essayer de les résoudre par elle-même, ou une personne qui voudra demander des conseils et de l’aide afin de ne pas retarder l’avancement d’un projet. Il ne s’agit pas d’une approche meilleure ou pire, mais cela aidera à démontrer si une personne a le type d’expérience et de connaissances acquises au cours de son parcours professionnel pour s’adapter à la vitesse et à la complexité de votre bureau.
Quelle est votre plus grande réussite professionnelle à ce jour ?
Donnez-lui l’occasion de se vanter un peu de son expérience. Tout le monde devrait avoir quelque chose dont il peut être fier, qu’il s’agisse d’une petite réalisation comme l’ajout d’un bac de recyclage dans un bureau où il y a beaucoup de papier, la création d’une équipe de softball pour l’entreprise, ou d’une réalisation plus en rapport avec ses responsabilités, comme un nouveau système de classement ou la maîtrise d’un logiciel qui a rendu son travail plus facile et plus efficace.
Vous a-t-on déjà demandé de faire preuve de discrétion sur une question au travail ? Comment l’avez-vous géré ?
Les assistants administratifs sont parfois au courant d’informations sensibles sur leurs collègues ou ont accès à des documents qui doivent être gardés secrets pendant un certain temps. Il est bon de savoir dès le départ comment un candidat assumera ses responsabilités et ce qu’il fera pour éviter que la nouvelle ne se répande avant le moment opportun. C’est une chose pour les assistants administratifs de parler discrètement ensemble pour obtenir du soutien, mais parfois cela est même déconseillé. Si le candidat peut fournir un exemple de ce qu’il a fait, comprenez qu’il pourrait avoir besoin de parler vaguement – ou s’il divulgue beaucoup d’informations, cela pourrait être un drapeau rouge indiquant qu’il ne prend pas ses limites au sérieux.
Qu’est-ce qui vous plaît dans le métier d’assistant administratif ?
Cette question est assez simple : Vous voudrez quelqu’un qui peut venir tous les jours et aimer son travail, surtout si ce rôle a un caractère plus public dans votre entreprise. Une personne qui apprécie les défis de son travail et le fait que chaque jour est un peu différent est une personne qui peut s’adapter à une liste de responsabilités et de tâches en constante évolution.
Selon vous, quel est le rôle d’un assistant administratif ?
Comment voient-ils leur travail ? Le considèrent-ils comme utilitaire ou important ? Considère-t-il qu’il s’agit d’un gros ou d’un petit travail ? La réponse à cette question peut donner un aperçu de la charge de travail qu’il s’attend à avoir, du sérieux avec lequel il prend ses responsabilités et de son attitude générale vis-à-vis de son travail.
Avez-vous eu un conflit avec quelqu’un au travail ? Comment l’avez-vous géré ?
La plupart des assistants administratifs sont amenés à travailler avec de nombreuses personnes, souvent en même temps, et les choses peuvent devenir stressantes. Leur demander comment ils gèrent ce genre de situation permet d’évaluer leur capacité à gérer des intérêts divergents et à s’entendre avec les autres en général, surtout dans un cadre professionnel.
Comment pensez-vous que ce travail peut vous aider à vous épanouir ?
Les gens s’ennuient dans leur travail et peuvent commencer à chercher quelque chose de nouveau s’ils ne sont plus intéressés ou s’ils ne sentent plus qu’ils peuvent apprendre quelque chose. Si un candidat a le sentiment qu’il peut acquérir de nouvelles compétences ou approfondir son expérience, c’est un signe qu’il a envie de rester dans l’entreprise pendant un certain temps.
Pourquoi voulez-vous travailler pour cette entreprise ?
La réponse à cette question peut vous éclairer sur l’ampleur des recherches qu’ils ont effectuées en vue de l’entretien. Fournissent-ils des réponses qui suggèrent qu’ils ont fait leurs devoirs et pris le temps de se renseigner sur votre entreprise, sa réputation et son histoire ? Ou s’agit-il d’une réponse standard, générique, qui pourrait être donnée pour n’importe quel poste dans n’importe quelle entreprise ?
Cliquer ici pour d’autres articles !!!